Entretien annuel : managers, collaborateurs, comment tirer votre épingle du jeu en cette période de crise ?

(2/12/2008)
La fin de l’année arrive à grands pas et annonce le retour des entretiens d’évaluation. Mener à bien cet entretien côté manager, le réussir côté salarié, peut être bien souvent vécu comme un challenge - de surcroît en la période actuelle.

Cette étape incontournable est le moment idéal pour dresser un bilan sur le travail effectué, parler des satisfactions, des attentes – dans la mesure du raisonnable.. – et pour fixer les objectifs pour la nouvelle année. Jusqu’où peuvent aller les requêtes de chacun ? A l’attention des managers autant que des collaborateurs, le spécialiste du recrutement Robert Half fait quelques observations.

Que peut-on raisonnablement demander lors d’un entretien d’évaluation ?

Dans un contexte économique incertain, les managers peuvent craindre de ne pas satisfaire les attentes de leurs équipes et donc de provoquer en retour démotivation ; quant aux collaborateurs, ils peuvent redouter de ne pas être récompensés pour leurs implications et/ou de se voir donner des objectifs irréalisables.

A l’heure où il devient difficile de solliciter des moyens supplémentaires (hommes, matériel…), il convient de trouver des solutions permettant d’entretenir la motivation. L’enjeu est de taille ! Pour les managers, il s’agit de préserver l’ambition de « leurs troupes », et pour ces dernières de montrer qu’elles comprennent la situation tout en adaptant leurs requêtes.

Au carrefour des attentes des entreprises et des candidats, Robert Half voit émerger de nouvelles pratiques, comme :

• des réductions de temps de travail (90% ou 4/5ème) en conservant le même salaire ;

• des journées de télétravail qui permettent aussi de minimiser les frais de déplacement ;

• l’octroi plus systématique de téléphones portables, Blackberry, ordinateurs portables ;

• des programmes de formation visant aussi au développement personnel et accompagnant mieux les projets professionnels des collaborateurs.

Sans négliger les avantages « classiques » (carte essence, mutuelle, tickets restaurant…).

Fabrice Coudray, Director de Robert Half International France rappelle : « Ce rendez-vous ne doit pas être à sens unique, ni côté managers, ni côté collaborateurs. Tous les éléments doivent être passés en revue : technique, environnement, formation, évolution... Les deux parties doivent faire preuve d’humilité et faire des efforts. Les échanges doivent être suivis d’actions, y compris si certaines prennent 24 ou 36 mois : je pense notamment à l’accompagnement des projets professionnels moyen/long termes des collaborateurs. Dans la mesure du possible, nous préconisons de séparer franchement dans le temps, cet entretien d’évaluation et l’entretien concernant la rémunération et les bonus. L’entretien d’évaluation ne doit pas se limiter uniquement à une simple négociation. »

Pour réussir un entretien d’évaluation, il faut se préparer ! Et peut-être même un peu plus à l’heure actuelle…

Côté managers :

1. Procédez de façon constructive, y compris avant l’entretien

Tout au long de l’année, informez régulièrement chaque collaborateur des améliorations à apporter : ainsi pas de mauvaises surprises lors de l’entretien annuel. Robert Half recommande au minimum deux échanges lors d’entretiens plus informels en cours d’année. Ces points d’étape font l’objet d’un écrit envoyé sous forme d’email, par exemple.

Le conseil de Robert Half : demandez à votre collaborateur de s’auto évaluer en listant ses points forts et ses zones d’amélioration, ses réalisations, ses attentes… Vous l’aidez ainsi à se préparer et à mieux gérer son stress. De votre côté, appuyez vous sur une grille (document standard ou adapté à votre société) pour consigner vos échanges et les objectifs – réalistes – pour l’année à venir. Celui-ci vous sera bien utile pour faire le point l’an prochain.

2. Restez ouvert

Prévoyez au moins une durée d’une heure. Choisissez un lieu calme (loin des ordinateurs et des téléphones portables). Même si des divergences apparaissent, maintenez l’écoute et conservez votre calme.

Le conseil de Robert Half : restez factuel(le)s dans vos remarques, étayez vos requêtes en donnant des exemples concrets sur les améliorations à apporter. Soyez également disposé(e) à revoir votre évaluation.

Enfin, l’encouragement doit rester le mot d’ordre pour aborder les objectifs de l’année avec un esprit positif.

3. Des engagements, ça se note et ça se respecte mais ça s’encourage aussi !

Les objectifs les plus précis possible doivent être notés chaque année et surtout doivent recueillir l’adhésion du collaborateur. C’est le moteur même de la motivation. A chaque étape franchie avec succès, n’oubliez pas de le/la féliciter.

Le conseil de Robert Half : rappelez à chaque collaborateur ses succès. C’est un moyen essentiel pour qu’il (re)prenne conscience que les responsabilités qui lui sont confiées contribuent directement à la réussite de son équipe, de son service, de son entreprise. Aidez-le à se projeter en lui demandant de se fixer 3 à 5 objectifs. Il/elle appréciera aussi que vous vous intéressiez à ses ambitions et à son projet professionnel.

Côté collaborateurs :

1. Préparez-vous !

Bien trop souvent la préparation de cet entretien est minorée. Il faut prendre le temps pour faire le tour de vos points forts et vos zones d’amélioration, vos réalisations, les raisons pour lesquelles vous n’avez pas pu atteindre certains objectifs, vos attentes... 30 minutes pour faire le tour, c’est un peu court non ?…

Le conseil de Robert Half : pour mettre toutes les chances de votre côté, pour ce rendez-vous qui n’a lieu qu’une fois par an, Robert Half vous recommande d’analyser ces 3 points-clés : le contenu de votre poste (au-delà du titre), le niveau de vos responsabilités, ce qu’il vous apporte au quotidien. Ensuite, quel est votre objectif professionnel ? Et enfin quel est le « chemin » à parcourir entre les deux ? Cet examen précis vous aidera à définir vos objectifs pour l’année suivante et à formuler vos attentes (peut-être vous faut-il une formation pour progresser…). Temps estimé ? 45 minutes-1 heure : c’est un investissement mais gardez en tête que ce rendez-vous n’a lieu qu’un fois par an !

2. Ayez « la bonne attitude » !

Les extrêmes, que ce soit la décontraction comme la rigidité, sont à bannir. Et surtout, soyez réellement présent(e) et pro actif(ive). C’est un temps de parole qui vous est offert, sachez le mettre à votre profit de façon professionnelle. Soyez prêt(e) à dresser un bilan et dialoguer !

Le conseil de Robert Half : n’oubliez pas quelques petites astuces essentielles comme : ne pas couper la parole (notez si besoin les propos qui vous viennent à l’esprit), faire des réponses argumentées et être, vous aussi, bien à l’écoute des attentes de votre supérieur.

3. Expliquez, argumentez, donnez des exemples

Que ce soit pour vos succès ou vos échecs, commentez à l’aide d’exemples concrets vos réalisations. Dans chaque cas, n’hésitez pas à avancer des pistes de progression pour lesquelles vous aimeriez avoir l’avis de votre manager. L’impliquer dans votre travail vous rapproche de lui. Vous montrez aussi que vous ne subissez pas mais que vous vous investissez !

Le conseil de Robert Half : souvenez-vous que votre manager n’est pas là que pour vous évaluer, son rôle est aussi de vous aider à avancer donc n’hésitez pas à lui demander conseil.

Fabrice Coudray conclut : « La conjoncture actuelle ne doit pas être une excuse pour refuser systématiquement toute demande, y compris une augmentation de salaire. Il faut profiter de cette période pour identifier les talents et donc se donner les moyens de les fidéliser. Le manager doit maintenir un climat de confiance et fédérer ses équipes par l’activité. Quelle belle réussite pour tous d’avoir traversé cette période sans la subir ! »

▪ Fondé en 1948, ▪ Leader mondial du recrutement temporaire et permanent spécialisé, ▪ Coté à la Bourse de New York, ▪ Implanté en France depuis 1989, ▪ Intervient sur tous les métiers de la finance, de la comptabilité, de la banque, de l’assurance, du juridique et fiscal ainsi que de l’assistanat et du secrétariat, ▪ Présent à Paris, La Défense, Versailles, Saint-Denis, Vincennes, Massy, Lyon, Nantes, Lille et Aix-en-Provence, ▪ Compte plus de 360 bureaux dans le monde (Etats-Unis, Canada, Europe, Australie, Asie, Nouvelle-Zélande) Robert Half International a été élue entreprise où il fait bon travailler par Best Workplaces édition 2008. Son site Internet : www.roberthalf.fr