Pour une vraie pause estivale, comment anticiper son départ en vacances et son retour !

(15/06/2009)
A l’approche des congés d’été, le spécialiste du recrutement Robert Half prodigue quelques conseils aux managers, encore sous le coup de l’action et du stress, pour les aider à préparer leur absence estivale.

Bien préparer son absence, en 4 verbes clé…

• Organiser. Un tour d’horizon pré-départ s’impose, afin de recenser les dossiers prioritaires ainsi que les sujets « critiques » et de désigner, pour chacun d’eux, un collaborateur qui assurera le suivi. Il s’agit de lui donner toutes les informations nécessaires au traitement de ces dossiers ainsi que des lignes directrices précises.

• Désigner un interlocuteur-relais. Cette personne jugée de confiance pourra centraliser l’ensemble des informations dites « générales » ainsi que les demandes diverses qui surgiront durant l’absence du manager et en assurer la transmission à qui de droit dans l’entreprise. Contacter si besoin le manager absent ne doit se faire qu’en cas de réelle nécessité.

• Informer de son absence. Si l’on pense bien à informer en interne de son absence, il est tout aussi important de faire de même avec ses contacts externes. Ce, en leur indiquant de la même façon ces indications « repères » que sont : la date de départ, de retour et la personne à contacter si nécessaire.

• Adapter son emploi du temps. Les vacances se préparent également au bureau. Côté départ en tentant au maximum d’alléger son planning durant la semaine qui le précède afin de bien préparer son absence. Côté retour pour éviter toute précipitation : l’idéal est de prévoir alors une journée dépourvue de tout rendez-vous le jour de la reprise.

… et 4 autres pour réussir son jour de rentrée

Le jour de rentrée peut être chargé et très stressant. C’est pourquoi, il est fortement recommandé de :

• Arriver un peu plus tôt. Anticiper son arrivée de 30 à 60 minutes permettra de mieux s’organiser pour cette journée en fixant l’ordre des priorités à traiter.

• « Mixer ». Cette journée de reprise sera d’autant plus productive qu’elle alternera les séances de travail sur les e-mails, les messages reçus, les courriers … et quelques points internes avec les collaborateurs chargés d’assurer l’intérim pendant la période de congés.

• Remercier. Les collaborateurs qui ont pris le relais sur les dossiers comme l’interlocuteur-relais méritent cette attention, qui marque la fin de ce service rendu et l’appréciation du manager.

• Etre réaliste. N’oublions pas que l’activité d’une entreprise ou d’un service durant 1 ou 2 semaines de congés ne pourra jamais être assimilée en une seule journée. Il sera donc important d’échelonner les dossiers à traiter, cette absence ne se rattrapera pas en un seul jour…

Mais au fait, les managers se déconnectent-ils « vraiment » en dehors des heures de travail ?

Lors d’une de ses dernières enquêtes internationales*, Robert Half a demandé aux managers de 20 pays combien de temps ils passaient à consulter leurs e-mails en dehors de leurs heures de travail.

Toutes réponses confondues, cette durée semble plutôt raisonnable : 20% y consacrent 30 à 44 minutes par jour, 19% entre une heure et une heure et demie, puis 12% de 10 à 20 minutes.

A y regarder de plus près, c’est à Hong-Kong que les managers y consacrent le plus de temps (entre 1h à près de 2h chaque jour pour 43% d’entre eux). Les Néerlandais sont également très souvent en connexion à distance, 41% d’entre eux font une consultation quotidienne à distance de leurs messages qui peut durer d’1h à 2h. Les plus raisonnables seraient-ils les managers suisses ? Ces derniers déclarent consulter les mails entre 10 et 20 minutes par jour à distance, pas plus. Et il y a mieux encore : 32% des managers en Allemagne, 31% à Dubaï, 27% en Nouvelle-Zélande, 23% en Irlande, 22% en Italie et 21% au Royaume-Uni et aux Etats-Unis ne se connectent pas à distance pour consulter leurs emails !

Olivier Gélis, Directeur Général de Robert Half International France, commente : « Les ordinateurs portables, PDA et autres Blackberry simplifient la vie des managers. Mais il ne faut pas en devenir « esclaves ». Pour un juste équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, il convient de se ménager du temps « sans connexion » et ce notamment pendant les vacances qui doivent servir à décompresser et à se consacrer à ses proches. »

▪ Fondé en 1948, ▪ Leader mondial du recrutement temporaire et permanent spécialisé, ▪ Coté à la Bourse de New York, ▪ Implanté en France depuis 1989, ▪ Intervient sur tous les métiers de la finance, de la comptabilité, de la banque, de l’assurance, du juridique et fiscal ainsi que de l’assistanat et du secrétariat, ▪ Présent à Paris, La Défense, Versailles, Saint-Denis, Vincennes, Massy, Lyon, Nantes, Lille et Aix-en-Provence, ▪ Compte plus de 360 bureaux dans le monde (Etats-Unis, Canada, Europe, Australie, Asie, Nouvelle-Zélande)